はじめに
今回は、協力会社の「ベストパートナー株式会社」に業務の一部を外注しますので、ここからは外注管理の一連の業務プロセスを見ていきましょう。外注は調達プロセスで調達依頼、見積依頼、発注、検収、仕入経費の計上、支払に分けて管理します。
まずは【調達依頼】を行います。
クイックスタート：小さな会社の本格経営では、「調達依頼」は一人会社なので省略しました。（それができるところが一人会社の良いところです。）
一方、組織的経営を行う会社では、通常、内部統制の観点から調達の意思決定と調達行為と支払行為を分けます。一人に全てを行える環境を与えると不正が簡単にできるからです。（社員を不正から守ることも経営者の大事な仕事です。）
調達を希望する担当者が、調達を（調達部門または自部門に）依頼し、職務権限規程に従った承認者の承認を得て、調達部門によって調達行為が行われるための、最初のスタートが「調達依頼」です。
調達依頼を確認する
まず、加藤康介さんとして代理ログインしましょう。代理ログインの方法はこちらを参考にしてください。
「調達依頼」リストビューを開いて、「件名」が「葛城ECサイト標準システム導入支援」の「調達依頼ID」をクリックして開いてください。（リストビューに出てこなければ、「最近参照したデータ」から「すべて選択」に変更してみてください。）
「調達依頼」は「制作指図」から作成し、基本的な情報はこれにより自動的に登録されています。「基本情報登録」フェーズ、「調達依頼準備中」フェーズの順番で内容を確認しましょう。
フェーズ：調達依頼準備中
「調達依頼準備中」フェーズに変更して、「明細」タブを開き、「追加」ボタンを押してください。
「追加」ボタンの下にある「親受注の受注明細」は、この「調達依頼」に関連している受注の明細です。受注内容も参考にしながら調達依頼明細を作成することができるので便利です。
明細に以下を登録してください。
- 商品・サービス：（制）外注費 ※検収
- 表示名：葛城ECサイト構築
- 数量：1
- 単位：式
- 単価（税抜）：2,600,000
フェーズ：調達依頼中
通常は、「承認プロセス」フェーズで承認を得て、その次の「調達依頼中」フェーズに移動しますが、今回は承認プロセスは省略して「調達依頼中」へ移動してください。
「見積依頼」タブを開いて、「次へ」を押して、そのまま見積依頼を作成しましょう。
質問に以下を回答します。
- 件名：葛城ECサイト標準システム導入支援
- 仕入先：ベストパートナー株式会社
- 納入期限：20X1/11/30
- 担当者：加藤康介
- 作成した見積依頼レコードに移動「する」
「見積依頼」レコードが作成され、開いた状態になっていれば成功です。