Index
ツバイソPSAとは
ツバイソPSA(Tsubaiso Professional Service Automation)は、プロフェッショナル・サービス組織の企業活動全体をデジタル化、自動化し、管理会計によって現在と将来の見える化をします。
PSA（プロフェッショナル・サービス・オートメーション）は、業務アプリケーションのジャンルの１つで、近年のモノがサービス化され業種に関わらずサービスの重要性が増していること、サービス業においても複雑なプロジェクト管理（制作プロセス）が差別化の観点で重要となってきていることから海外を中心に注目されています。
ツバイソPSAには、以下の組織経営に必要な機能一式が備わっています。
ツバイソPSAは、【ツバイソERP】とAPI結合することにより、債権債務管理、財務会計、管理会計を統合管理することができます。
特徴
ツバイソPSAの目的は、上記の通り、プロフェッショナル・サービス組織の企業活動全体をデジタル化、自動化し、管理会計によって現在と将来の見える化をすることです。
これを実現するためには、「業務プロセス志向」、「データ活用」、「拡張性」の3つの特徴（特性）が重要だと考えています。これらの特徴（特性）により、デジタルのメリット（低コスト、リアルタイム性、自動化、正確性、柔軟性、拡張性、データ活用、コミュニケーション強化など）を得ることができるようになります。
多くの企業で下図のような課題がありますが、その原因は、利用しているシステムに上記の特性「業務プロセス志向」、「データ活用」、「拡張性」が不足していることが考えられます。
よくある課題
業務プロセス志向
業務プロセス志向の統合基幹システムとは、業務プロセスの標準化を行い、業務プロセスにおける実行者と業務とデータとの組み合わせを定義し、これを漏れなく、ダブりなくデータ構造として表現し、自動化、分業化、データ活用などの支援を行う業務システムをいいます。
業務ごとに設計されたデータ構造とし、業務間のデータの関連性を持たせることで、システムの柔軟性、拡張性を維持することができるようになり、会社、事業に合わせた自動化を行えるようになります。また、業務ごとのデータ構造とすることで、社内・社外のアクセス権限を制御できるようになり、分業化とデータ活用ができるようになります。さらに、業務プロセスが明確になることにより、業務ごとに具体的なデータと関連付けて関係者と生産性高いコミュニケーション（参考：エンドユーザ向け生産性UPノウハウ集）が行えるようにもなります。
業務プロセス志向の対比として帳票作成志向の業務システムがあります。これは、見積書、注文書、請求書、納品書などの帳票を効率的に作成することを目的とした、また、この延長線上で機能拡張した業務システムをいいます。各帳票を出力する直前に確定情報を入力します。一時点で多くの入力を正確に行う必要があることから、情報源を持っている担当者ではなく、事務担当者がまとめて入力することも多いです。
帳票作成に必要な情報は少しずつ、時間の経過に従って揃っていきます。そのため、システムにデータ登録して帳票作成するまでの間は、情報源を持っている担当者は本人の頭の中、別システム、エクセル、メモ、メール、紙を使ってまとめます。最終的に帳票を作成するタイミングで、担当者が、または業務に慣れた事務担当者に情報の断片で帳票作成を依頼し、事務担当者が必要な情報を集めて帳票を作成します。これにより、「システム、データがバラバラ」、「属人化」が進みます。
これに対して、業務プロセス志向の業務システムは、例えば見積業務を「見積書の作成」とは捉えずに、引き合い、商談があり、見積書を提出する計画を作り、協力会社からの見積を集めて原価を見積もり、社内の工数を見積り、見積書を作成し、承認を得て、提出し、採用不採用の管理を行い、受注プロセスへつなげていく一連のプロセスとして捉えます。そして、これらの業務で必要なデータをシステム上で保有し、そのデータを活用して業務支援、自動化します。具体的には、【見積】の使い方のように、「フェーズ」と「ステップ」に分けて、職務権限別にその時に必要な情報だけを表示、編集できるようにし、マニュアルを見なくても誰でも分業して業務が行えるようにします。
これを実現するためには、見積プロセスをさらに細かく、フェーズ単位で業務・タスクを定義し、フェーズ単位で必要に応じて情報を確定、ロックし、役割別に情報のアクセス権限（閲覧、編集権限）を制御することが必要です。システムには、どの会社にも適用できる論理的で体系化された業務プロセス設計が事前になされ、かつ、ユーザごとの違いをカスタマイズできる柔軟性、拡張性が必要となります。
なお、ツバイソPSAの標準業務プロセスの概要は下図の通りです。詳細は「6. ツバイソPSA 標準業務フロー」をご覧ください。また具体的なビジネスモデル別の業務プロセスパターンは、収益認識基準に対応した業務プロセスのDXパターンを参考にしてください。
業務・機能関連図
また、例えば見積業務プロセスでは、見積書を作成する一個人だけではなく、顧客、仕入先、案件に関わるメンバー、制作部門、調達部門、管理部門、案件責任者とのスムーズなコラボレーションが必要です。これを行うためにも業務プロセス別にアクセス権限を分けてデータを構造的に保持し、業務プロセスとデータに関連付けてコミュニケーション（チャット、メール、ファイル、メモ、予定、ToDo）ができる必要があります。
このような観点から、業務プロセス志向は、近年のキーワードであるDXや昔からあるオペレーショナル・エクセレンス戦略と親和性が高い考え方といえます。
日常業務のデジタル化と基幹システムとの統合
これらは、実際にシステム使うエンドユーザ各人が使いこなすことで、全社的に大きな効果を発揮することができます。エンドユーザ向け生産性UPノウハウ集に具体的な方法をまとめていますので、全社員への共有、展開にご活用ください。
データ活用
業務プロセス志向のERPは、「業務プロセス」の「業務」毎に構造化されたデータが蓄積されます。企業活動は「業務」の集まりですから、適切な業務に分解され、一連のプロセスとして互いにリンクされた構造化データは非常に扱いやすいものとなります。
一方、せっかくデジタル化しても、データへの適切なアクセス権限を設定できなければそのデータは扱いにくく、活用することができません。例えばスマホに入っている特定の情報を渡すために、スマホを丸ごと、全ての情報にアクセスできる状態でしか渡せないとなると、結局その情報を手作業で取り出して渡さないとならず、不便なのと同じです。「業務プロセス」の「業務」毎に構造化されたデータはアクセス権限を設定しやすいデータとなり、データ活用を行えるようになります。
データ活用の一番のメリットは、キーワード検索です。Google検索のように、一箇所からキーワード数語で検索すれば、日々の業務で蓄積した自社内の構造化されたアクセス権限があるデータを取り出す、再利用することができるのです。このメリットは非常に大きいです。
もちろんデータを組み合わせて、管理会計や社員、部門のKPI測定、判断、予測、顧客データの活用、商品データの分析、業務の漏れ・不正・誤りのチェックなどが柔軟に行えることもメリットです。この辺りはデータが貯まれば貯まるほど価値を発揮します。早く構造化データを貯め始めることが重要と言えます。
さらに、デジタル化しているからこそ行えるツバイソ電子取引も大きなコストダウンにつながり、大きなメリットがあります。
ここで電子取引は、社外の独立した企業間でのデータの連携ですから、まさに後述する疎結合であり、そのためには適切な粒度（見積、受注、発注、納品、検収、請求、支払、取引先、商品など）が構造化されたデータとなっている必要があります。またこれはアクセス権限（セキュリティ）の観点からも社内よりも厳密です。従って、設計レベルで業務プロセス志向となっていない業務システムでは、電子取引を行うことはできません。（無理に行うとパッチワークの塊で、例外処理だらけのシステムとなり、いずれ崩壊します。）
電子取引
一方、帳票作成志向のシステムによって作られるデータは、全ての業務プロセスと業務を網羅していないこと、本来分離すべき業務が帳票作成を目的として渾然一体となっていることなどにより、扱いにくい場合が多いです。
今お使いの業務システムで「データが扱いにくい」、「分析しにくい」、「欲しい情報がとれない」という課題を感じる場合は、帳票作成志向のシステムが原因となっている可能性が高いです。
今お使いのシステムのデータ活用がしやすいかを評価する方法は以下の手順で簡単に行うことができます。
- 「5. ツバイソPSAシステム全体図」に記載している業務プロセスと業務をご覧ください
- 今のシステムが、図で四角囲みされている各業務（見積、受注、納品、請求、入金、売上など）ごとに業務で必要なデータ一式を一覧で取得できるかを確認してください
ポイントは、業務に漏れがないことと、混ざっていないことです。意外と「納品」がないことなどがあります。また、納品と請求と売上は混ざってはいけません。実施する人・部門、タイミングが異なること、内部統制の観点から職務分掌を分ける必要があるからです。「制作指図」（製造業では「製造指図」）はも存在しないことが多いです。「与信管理」や「反社チェック」も販売プロセスに必要な業務です。この辺りは、収益認識基準に対応した業務プロセスのDXパターンが具体的な参考になると思います。
さらに、業務は互いに繋がっていますので、例えば「納品に関するデータ」が案件、見積、受注、制作指図、商品、部門、セグメントをたどれる必要があります。業務を漏れなくデータベース化し、業務毎に適切に分解し、互いに関連づけることが「データ活用」のポイントになります。
拡張性
業務プロセス志向の統合基幹システムは、企業活動全般をシステムで管理、支援します。業務プロセスは上記で見ていただいたようにどの企業にも共通する論理的で体系化された基本形がありますが、具体的レベルでは企業ごとに違いがあります。
一切変更ができない統合基幹システムはワンサイズしかないセットアップされた制服と靴を着せられるようなものであり、実際には使い物になりません。部分機能のシステムであれば、自分のサイズの靴を選ぶようにいくつかの既製品から選ぶこともできますが、全体最適の考えで、企業活動全般を支援する業務プロセス志向の統合基幹システムには、利用者にフィットできる柔軟な拡張性が必須条件となります。
また、通常業務を行えるようにするだけでなく、ユーザ企業の独自の自社サービス、業務プロセス、データベースをシステム上に構築し、データを活用した差別化を図る観点からは、拡張性はさらに重要となります。
部分導入、拡張性
拡張性は「疎結合技術」により実現することができます。
「疎結合」とは、「人・組織」と「業務」と「データ」が「バラバラ」ではなく「結合」し、かつ、互いに一定の独立状態にあることをと言います。簡単に言えば「緩くつながっていて、いつでも組み替え可能な状態」です。
技術的な疎結合は、API、データベース構造、プラットフォーム層とアプリケーション層の分離などにより実現することができますが、統合基幹システムにおける疎結合のキモは「人・組織」と「業務」と「データ」の適切な分離であり、それは上述した業務プロセスの設計（5. ツバイソPSAシステム全体図）によって行います。
「5. ツバイソPSAシステム全体図」で非常に重要な構造は、案件、受注、制作指図、調達などから伸びている線の数です。業務間で(1 又は 0) 対 nの関係性と、n対nの関係性を作っていることに注目してください。この業務の関係性が柔軟な張拡性のキモの一つになっています。例えば「案件」対「見積」対「受注」対「納品」対「請求」対「売上」の全部または一部が１対１対１対１対１対１のような関係性になっている業務システムが多くあります。これは非常に硬直的なシステム設計であり、システムの初期開発コストは少なくて済みますが、将来のシステム拡張を犠牲にしていることになります。
具体的には、収益認識基準に対応した業務プロセスのDXパターンを参考にしてください。自社に合わせて、将来どのようなビジネスモデルになる不明確でもその時の状況に合わせてビジネスモデルをデジタル化できること、このビジネスモデルの設計を自社で行えるようになることが重要であることがわかると思います。
拡張性のための技術要素
もう一点、拡張性において考えなければならないことは、プラットフォーム（ツバイソPSA）自体のバージョンアップが行えるか否かです。カスタマイズを行った結果、プラットフォームのバージョンアップを行うとどのような不具合が起きるかわからないため、バージョンアップを停止するということが一般的に行われます。
これは、カスタマイズをしてシステムをローンチした瞬間から陳腐化が始まり、新しいテクノロジーから取り残されることを意味します。もちろんセキュリティリスクも高まります。プラットフォーム層とアプリケーション層の疎結合が重要となりますが、ここでもやはり適切な粒度での業務プロセスの設計が「拡張性」のポイントになります。
対象業種
ソフトウェア開発、システムインテグレータ、IT/WEBサービス提供事業者、コンサルティング、建築、不動産、会計/法律事務所、広告代理、卸売、受注生産など顧客、案件を基軸とした業務プロセスが必要な業種に最適化されています。
ツバイソPSAによって下記を行えます。
- 顧客、案件に紐付けた情報管理
- 顧客、案件を起点とした業務プロセスの管理、自動化
- 柔軟性ある契約管理
- サブスクリプション方式、前受金管理
- 継続役務提供業務管理
- 原価計算、工数・リソース管理
- 顧客別、案件別の予算管理、実績/予測利益の測定（管理会計）
- モバイルによる場所を選ばない働き方支援
- 社外、社内との高密度、高頻度コミュニケーション
- データを活用した、営業、経営
マネジメント体制の強化
ツバイソPSAには、プロフェッショナル・サービス組織の経営に必要な機能一式が備わっており、全社員の日々の活動に伴うデータ（取引先、部門、セグメント、社員、商品・サービス、トランザクション、契約情報、会計情報など）は全て再利用しやすい形に相互に関連付け、構造化して保存されます。
その結果、経営層、業績管理責任者は整合性の取れた経営指標をリアルタイムに手元に持つことができます。これらはBI（ダッシュボード、レポート）を通じて利用でき、それぞれの立場に合わせてカスタマイズ可能です。
BIとしてのツバイソPSAの一番の特徴は、プロジェクト管理（制作プロセス）の結果、自動的に行われる個別原価計算によって、過去の正確な実績だけでなく、未来の損益を月次で集計することができることです。以下は一例ですが、詳しくは、マネジメントのためのダッシュボード、マネジメントをご覧ください。
ダッシュボード、BI
RobotERPツバイソ システム全体図
ツバイソPSAとツバイソERPのシステム関係図
RobotERPツバイソは、債権債務、資金、会計、予算、マスタ、固定資産等をデジタル化する「ツバイソERP」と顧客、案件、実行予算、売上プロセス、調達プロセス、制作プロセスをデジタル化する「ツバイソPSA」から構成されています。2022年には在庫管理の「ツバイソIMA」がリリース予定です。
これらの標準機能に、ユーザ企業ごとの自社サービスを構築したり、既存システムと連携することによって機能拡張することができます。
ツバイソPSAシステム全体図
下図をご覧ください。企業活動の業務プロセスは左上から右下に向けて、マーケティング、商談活動、売上プロセス、制作プロセス、調達プロセス、債権債務管理、管理会計、財務会計と分けることができます。ツバイソPSAは、売上プロセス、制作プロセス、調達プロセス、管理会計を、ツバイソERPは、債権債務管理、管理会計、財務会計を担います。
上図ではツバイソPSAで管理する企業活動、すなわち、売上プロセス（青色）、制作プロセス（紫色）、調達プロセス（緑色）、管理会計を細分化し、担当者（部門）を配置しています。
適切な業務プロセスの分離によって、「人・組織」と「業務」と「データ」を疎結合にし、環境変化に強い柔軟な組織を作ることができるようになります。
適切な業務プロセスの設計こそが、統合基幹システムにおける「疎結合」を技術的に実現するためのキモとなります。これが適切に分離設計されていることで、事業の変化（組織の変化、業務の変化）に対して部品を組み変える要領でシステムを変化させることができるようになります。
適切な業務プロセス設計により疎結合を実現しているシステムであれば、過去のデータ資産、自社独自の業務ノウハウを引き継ぎながら、人・組織の増減、属性の変化を吸収し、システムを進化、成長させ続けることができるようになります。
業務プロセスの設計、拡張について具体的には、収益認識基準に対応した業務プロセスのDXパターンを参考にしてください。
ツバイソPSA、ERP機能関連図
以下は、ツバイソPSAとツバイソERPとの機能関連図です。
ツバイソPSA、ERPアーキテクチャ図
以下は、ツバイソPSAとツバイソERPのアーキテクチャ図です。
ツバイソPSAは、Salesforce Platform上のOrg（組織）にインストールして使用します。すでにSales Cloudを使用している場合は、同じOrgにインストールすることで互いにデータ連携することが可能です。
ツバイソPSA単体をSalesforce Platformの機能（Salesforce基本機能）とともに利用することもできます。
ツバイソPSAのライセンスはSales Cloudとは独立しており、Sales Cloudのライセンス料の必要なく、単独で利用することができます。
ツバイソERPは、AWS上で稼働しており、利用企業ごとにOrgを作成し、ツバイソPSAとAPI結合することが可能です。
コメント
0件のコメント
記事コメントは受け付けていません。