取引先、取引先関連情報、取引先責任者のインポート方法

はじめに

ツバイソPSAにおける最重要マスタの一つが取引先マスタです。

ツバイソPSAの取引先マスタは、【取引先】【取引先関連情報】【取引先責任者】に細分化され、その関係は下記の通りとなっています。取引先と取引先関連情報は1:1の関係、取引先と取引先責任者は1:Nの関係で紐付きます。

このような関係性を念頭に置きつつ、以下で、取引先、取引先関連情報、取引先責任者のインポートを行いましょう。

取引先インポート

取引先データの準備

取引先フォーマット.csv(文字コードはUTF-8です。)をインポートします。以下を参考にデータを作成してください。

• 取引先フォーマットの項目のうち、必須項目は「取引先名」です。
• 取引先と同時に取引先責任者を1名インポートすることができます。
• 「取引先関連情報を作成」をTRUEに設定することで、取引先関連情報を自動作成します。通常はTRUEにします。
• 項目名が正しければ並び順は取引先フォーマット通りでなくても構いません。

続いて、ツバイソPSAの【取引先】を開いてください。

次に、「インポート」を押してください。インポートウィザードが開きます。

システム管理者であればインポートを行えますが、必要な権限はインポートでレコードを追加・更新する方法を参考にしてください。

新規レコードを追加を選択してください。

以下を設定してください。

CSVファイルを選択して「次へ」を押します。

以下の画面が表示されますので、項目の対応付けが正しいことを確認して「次へ」を押してください。

取引先責任者をインポートしない場合はアラートが表示されますので、「取引先責任者:電話」「取引先責任者:FAX」「取引先責任者:説明」を削除してください。

画面の案内に従ってインポートを行なってください。

一括データ読み込みジョブで「レコードの失敗」が0となっていれば成功です。失敗している場合は「結果を表示」で処理結果をダウンロードして、内容を確認してください。エラー内容の修正を行い、再度インポートを行います。

リストビューで確認

再度、【取引先】のリストビュー「すべて選択」を開いてください。

取引先データがインポートされていることを確認してください。

作成した取引先の一つを開いてみてください。

取引先責任者と取引先関連情報のレコードがそれぞれ一つ作成されていたら成功です。

取引先責任者インポート

上記で取引先インポート時に取引先責任者を一人作成しましたが、取引先責任者を複数追加したい場合は以下の要領でインポートします。

取引先責任者データの準備

取引先責任者フォーマット.csv(文字コードはUTF-8です。)をインポートします。以下を参考にデータを作成してください。

• 取引先責任者フォーマットの項目のうち、必須項目は「取引先名」と「姓」です。
• 項目名が正しければ並び順は取引先フォーマット通りでなくても構いません。

続いて、ツバイソPSAの【取引先】を開いてください。

次に、「インポート」を押してください。インポートウィザードが開きます。

新規レコードを追加を選択して、以下の設定を行なってください。

CSVファイルを選択して「次へ」を押します。

以下の画面が表示されますので、項目の対応付けが正しいことを確認して「次へ」を押してください。

続けて、画面の案内に従ってインポートを行なってください。

一括データ読み込みジョブで「レコードの失敗」が0となっていれば成功です。

リストビューで確認

【取引先責任者】のリストビュー「すべての取引先責任者」を開いてください。

取引先責任者データがインポートされて、適切な取引先と紐付いていることを確認してください。

取引先関連情報の更新

【取引先関連情報】は取引先のインポートデータの「取引先関連情報を作成」項目をTRUEに設定することで、自動作成されます。【取引先】の情報は【取引先関連情報】に転記されていますが、不足する情報があるため取引先関連情報を更新する必要があります。

ツバイソPSA導入時に旧システムからまとめて取引先情報を登録する場合は、以下の方法を参考に行なってください。

リストビューからの更新

【取引先関連情報】オブジェクトを開いてください。

セクションごとのリストビューが用意されていますので、順番に一覧で登録していきます。

リストビュー「取引先区分」を開いてみてください。

ここでは当該取引先が「得意先」「請求先（債権管理対象）」「仕入先」「支払先（債務管理対象）」「納品先」かを設定することができます。

同じ項目であればリストビューで一括変更が可能です。

レコード単位の登録

取引先関連情報の各項目については【取引先関連情報】を参考にしてください。ただ、リストビューでの入力は項目の意味を理解していなければ難しいため、まずは特定の取引先関連情報レコード単位でナビゲートに従って登録し、その登録項目を参考に他の取引先関連情報のデータをリストビューで登録する方法がおすすめです。

エクセルライクな編集ができるRaySheetを使った更新

リストビューからの編集は同じ値に一括変換は可能ですが、それ以外は一つ一つ入力する必要があります。そこで、Salesforce AppExchangeアプリのRaySheetを利用すると、リストビューをエクセルと同じような操作感でまとめて編集できるので便利です。

手元のエクセルからコピー＆ペーストしたり、オートフィルを使ったりなど、いつものエクセルの操作感でまとめてデータを処理することができます。

インストール方法

RaySheetのインストールはオンラインヘルプのインストールの手順に従って行なってください。無料トライアルも用意されています。Sandboxにもインストールすることが可能です。

取引先関連情報更新の準備

「フォルダを追加」で「取引先関連情報」などの名前でフォルダを作成してください。

「Salesforceのビューをインポート」を選択し、「取引先関連情報」を検索、選択してください。

上記で見たリストビューをチェックしてOKを押すと、それぞれのビューのスプレッドシートが出来上がります。

後はシートを切り替えながらいつものエクセルのように操作して、データを編集してください。

エクスポートして、エクセル等で関数を使ってデータを加工し、コピー＆ペーストが簡単です。

インポートデータ用フォーマット

(文字コードはUTF-8です。)